Ինչպես պլանավորել գալա ընթրիքի միջոցառում. վերջնական ստուգաթերթ

Կուսակցության Պլանավորում

Ես հաճույքով օգնում եմ մարդկանց պլանավորել և նախապատրաստվել իրենց հիմնական իրադարձություններին և երեկույթներին:

Պատշաճ նախապատրաստման դեպքում ձեր դրամահավաքի միջոցառումը կարող է ահռելի հաջողություն ունենալ:

Ի՞նչ է գալա ընթրիքը:

Գալա ընթրիքի միջոցառումը սովորաբար մեծահասակների համար կիսաֆորմալ խնջույք է, որը ներառում է ընթրիք, պար և աճուրդ կամ խաղարկություն: Սովորաբար, գալա կազմակերպվում է մի կազմակերպության կողմից, որը հաճախ շահույթ չհետապնդող կազմակերպություն է, նպատակ ունենալով կերակրել և զվարճացնել իրենց դոնորներին և ընտրողներին, ինչպես նաև գումար հավաքել իրենց կազմակերպության համար սոցիալական միջավայրում:

Կատարյալ աշխարհում դրամահավաքի կամ գալա ընթրիքի միջոցառման պլանավորումը հեշտ կլինի: Առատաձեռն հովանավորները կվճարեն ձեր բոլոր սննդի, զվարճանքի և կացարանների համար, մինչդեռ ձեր հյուրերը ավելի քան ցանկանում են աճուրդի ապրանքներ առաջարկել և նվիրաբերել ձեր գործին: Ցավոք, իրական աշխարհում գալա միջոցառման պլանավորումը բավականին նախապատրաստական աշխատանք է պահանջում: Կատարյալ գալա ընթրիք պլանավորելու համար դուք պետք է փնտրեք հովանավորություն և կամավորներ, ստեղծեք թեմա և հրավերներ, ինչպես նաև պատվիրեք սնունդ և ժամանց: Այս քայլերի արդյունավետ իրականացումը կարող է հրաշքներ գործել: Այս հոդվածում ներկայացված են որոշ կարևոր քայլեր և անհրաժեշտություններ, որոնք վճռորոշ են գալա ճիշտ պլանավորման համար:

12-քայլ գալա-պլանավորման ստուգաթերթ

Ուրվագծեք ձեր նպատակը
Վերլուծել ծախսերը
Սահմանեք տոմսի արժեքը
Ընտրեք ձեր դրամահավաքի մեթոդները
Ձեռք բերեք հովանավորություն
Ընտրեք վայր
Որոշեք, թե որն է լինելու ձեր թեման
Պատրաստել սննդի և խմիչքի պատրաստուկներ
Դիզայն ձեր հրավերները
Պլանավորեք գործունեությունը և գրքի ժամանցը
Զարդարեք ձեր վայրը
Փնտրեք կամավորներ

1. Ուրվագծեք ձեր նպատակը

Իմանալով, թե ինչ նպատակ եք հետապնդում հասնել ձեր միջոցառման հետ, կօգնի ձեզ և ձեր թիմին համապատասխան պլանավորել: Դրամահավաք գալա պլանավորելու արժեքը կարող է չափազանց բարձր լինել, ուստի կարևոր կլինի աջակցություն հավաքել ձեր գործի համար և հետաքրքրություն առաջացնել համայնքում:

Պլանավորման գործընթացի առաջին քայլը պետք է լինի ձեր կազմակերպության համար նպատակ դնելը, որոշել, թե ով/ինչ կշահի դրամահավաքից և նախանշեք, թե հյուրերն ինչ կարող են ակնկալել աջակցել իրենց աճուրդի հայտերով և նվիրատվություններով:

Նախքան վայր և ժամանցի ամրագրումը, դուք կցանկանաք նախանշել ձեր միջոցառման նպատակը և ստեղծել բյուջե:

Kelly Sikkema-ի միջոցով Unsplash

2. Վերլուծել ծախսերը

Նախքան պլանավորման գործընթացն իսկապես սկսելը, ձեր կազմակերպությունը պետք է որոշի հասանելի սերմերի գումարի չափը: Գալա-պլանավորման ժամանակացույցը կտարբերվի՝ կախված իրադարձությունից, սակայն ընդհանուր վճարները ներառում են սնունդ, խմիչք, վայրի վարձույթ, գովազդ, A/V սարքավորումներ, աճուրդի համար նախատեսված իրեր և այլ ծախսեր:

Հետևելը, թե որքան գումար եք ծախսում և որքան ձեզ անհրաժեշտ կլինի շահույթ ստանալու համար, ճշգրիտ բյուջե ստեղծելու հիմնական բաղադրիչն է: Ի վերջո, գալայի նպատակը փող հավաքելն է, այլ ոչ թե ծախսելը։ Ասել է թե՝ դուք, իհարկե, պետք է նախապես զգալի գումար ծախսեք՝ ձեր դրամահավաք միջոցառումը պլանավորելու և կազմակերպելու համար: Եթե ամեն ինչ լավ ընթանա, դուք կփակեք ձեր ծախսերը և կունենաք շատ նոր միջոցներ ձեր գործի համար:

3. Սահմանել տոմսի գին

Հենց որ որոշեք հյուրերի թիվը, որոնց ցանկանում եք ներկա լինել, սահմանեք յուրաքանչյուր տոմսի գինը: Միջոցառման վայրը, ճաշացանկը և արժեքը պետք է հաշվի առնել ընդունելության գինը որոշելիս: Բացի սովորական տոմսերից, համոզվեք, որ առաջարկեք սահմանափակ թվով VIP անցումներ, որոնք հասանելի են ավելի բարձր գնով, որպեսզի VIP մասնակիցներին առաջարկեք հատուկ արտոնություններ միջոցառման ընթացքում: Տոմսերի վաճառքը ձեր գործի համար լրացուցիչ գումար հավաքելու հիանալի միջոց է:

4. Ընտրեք ձեր դրամահավաքի մեթոդները

Գալա միջոցառման պլանավորումը հիմնականում պտտվում է գումար հավաքելու շուրջ, ուստի հաշվի առեք դրամահավաքի մի շարք մեթոդներ: Ձեր կազմակերպության աջակիցները ուրախ կլինեն գումար նվիրաբերել, բայց նաև օգտակար է հյուրերի մասնակցության այլ գործողություններ իրականացնել: Հավելյալ միջոցներ հավաքելու որոշ եղանակներ ներառում են վիճակախաղի կամ լուռ աճուրդի անցկացումը, խմիչքների վաճառքը, գովազդային հնարավորությունների վաճառքը և վաճառքի բաժանումը: աջակցող ընկերությունների հետ։ Անպայման մտածեք որքան հնարավոր է շատ գաղափարներ՝ կազմակերպության համար գումար հավաքելու կամ ձեր գալա ընթրիքին աջակցելու համար:

5. Ձեռք բերեք հովանավորություն

Եթե ձեր կազմակերպությունը մեծ գումար չունենա, ձեր միջոցառումը հավանաբար կպահանջի հովանավորների աջակցությունը: Որոշ ձեռնարկություններին առաջարկելով գովազդ և այլ արտոնություններ՝ դուք կարող եք ձեռք բերել անհրաժեշտ ապրանքներ մատչելի գնով:

Հովանավորների հետ կապ հաստատելու համար ձեզանից կպահանջվի օգտագործել ձեր գոյություն ունեցող ցանցի բոլոր մասերը, ստեղծել երկարաժամկետ գործարար հարաբերություններ և սիմբիոզ հաստատել մասնակից կազմակերպությունների հետ: Տեղական ռեստորանները կարող են ձեզ տրամադրել էժան կամ անվճար վայր, որտեղ կարող եք անցկացնել ձեր միջոցառումը և ձեր հյուրերին սնունդ և խմիչքներ մատակարարել: Ժամանցը կարող է նաև հովանավորվել՝ լինի դա տեղական զվարճացնողների տեսքով, որոնք կատարում են զեղչված տոկոսադրույքով, կամ ավելի մեծ ակտերի տեսքով, որոնք վճարվում են ձեր հովանավորների կողմից: Եթե նախատեսում եք պլանավորել գործողություններ, ինչպիսիք են խաղարկությունը կամ աճուրդը, հովանավորները կարող են նաև մրցանակներ նվիրաբերել ձեր միջոցառման համար:

Ձեր ընտրած վայրը պետք է կախված լինի ձեր հրավիրած հյուրերի թվից, ձեր թեմայից և ժամանցի տեսակներից:

6. Ընտրեք անցկացման վայր

Ձեր անցկացման վայրը մեծ դեր կխաղա ձեր պլանավորման գործընթացում, ուստի կարևոր է, որ դուք մանրակրկիտ ուսումնասիրեք ընտրանքները և ընտրեք լավ վայր, որը կկարողանա հարմարավետորեն տեղավորել ձեր առավելագույն հաճախելիությունը, ներառյալ զվարճանքի և սննդի մատակարարները:

Միջավայրը պետք է լինի ոճային և թույլ տա մարդկանց ազատ շփվել։ Եթե ձեր վայրը նվիրաբերվում է, ձեր կարիքներին համապատասխանեցնելու համար կարող է պահանջվել մի փոքր պլանավորում, այնպես որ նախքան զարդարելը ուշադիր մտածեք ցանկացած ճշգրտման մասին: Ձեր զարդերը պետք է համապատասխանեն հյուրերի հագածին և ձեր թեմային:

7. Որոշեք, թե որն է լինելու ձեր թեման

Ձեր գալա միջոցառման կրեատիվ թեման ապահովում է յուրահատուկ մթնոլորտ Ձեր հյուրերի համար: Անկախ նրանից, թե դա բրադվեյ է, միջնադարյան, դիմակահանդես, Սուրբ Ծնունդ, ծովային կամ այլ բան, թեման կարող է օգնել ձեր ընտրացանկի ընտրությանը, զարդարանքներին, պլանավորված գործողություններին և հագուստի կոդը:

Թեմատիկ միջոցառում պլանավորելիս կարևոր է համոզվել, որ ձեր դեկորացիաները, կենտրոնական մասերը և զվարճանքները ճիշտ տեղավորվեն: Որոշ դեպքերում կարող է անհրաժեշտ լինել կապ հաստատել թեմատիկ միջոցառումներին ծանոթ կազմակերպության հետ՝ ճիշտ ներկայացումն ապահովելու համար:

Համոզվեք, որ ձեր հյուրերին հասանելի դարձրեք մի շարք ուտեստներ, քանի որ որոշ ներկաներ, ամենայն հավանականությամբ, կլինեն վեգան, բուսակեր, սնձան կամ կաթնաշաքարի նկատմամբ անհանդուրժողականություն և այլն:

8. Պատրաստել սննդի և խմիչքի պատրաստուկներ

Գնումներ կատարեք և կապվեք սննդի տարբեր ծառայությունների, ռեստորանների և այլ հաստատությունների հետ՝ տեսնելու, թե արդյոք դրանք կարող են ընդունել ձեր հյուրերին: Մտածեք՝ ցանկանում եք ունենալ կանխիկ կամ բաց բար, և պատրաստեք մենյու, որն ունի բուսակերների և սնձան չպարունակող տարբերակներ:

Ձեր ճաշացանկը պետք է բազմազան լինի, և այն, ինչ մատուցել ձեր գալա ընթրիքին, կախված կլինի ձեր միջոցառման բնույթից, ձեր ընտրած թեմայից և ձեր կազմակերպության բյուջեից: Կարող եք նաև մտածել ձեր ըմպելիքների անհատականացման մասին՝ ձեր հաճախորդների վրա հատուկ տպավորություն թողնելու համար:

9. Նախագծեք ձեր հրավերները

Ձեր հրավերը կլինի առաջին բանը, որ կտեսնեն պոտենցիալ հյուրերը, ուստի հիշարժան հրավերի ստեղծումը կարևոր քայլ է ձեր միջոցառումը պլանավորելու համար: Լավ հրավեր ստեղծելու համար անհրաժեշտ է ճշգրիտ տեղեկատվություն և ներկայացում, որը ուշադրություն է հրավիրում:

Ներառեք այնպիսի տեղեկություններ, ինչպիսիք են ամսաթիվը, ժամը, վայրը և պաշտոնականությունը, ինչպես նաև կարևոր մանրամասներ, ինչպիսիք են, թե ով է օգուտ քաղելու միջոցառումից, ընտրված թեմայից և պլանավորված գործողություններից: Այն գալա հրավիրատոմսեր գրելու արվեստ թույլ է տալիս լինել ստեղծագործ, բայց նաև կարևոր է, որ ձեր տոնն արտացոլի միջոցառման պաշտոնականությունը:

10. Պլանավորեք գործունեությունը և գրքի ժամանցը

Հաջող գալա ընթրիքի պլանավորումը պտտվում է համապատասխան ժամանցի և միջոցառումների ամրագրման շուրջ, որոնք նախատեսված են գումար հավաքելու համար: Կապվեք տեղական վայրերի հետ և հետաքրքրվեք հնարավոր կենդանի կատարումների, ինչպես նաև վիճակախաղի կամ լուռ աճուրդի համար նվիրաբերվող հնարավոր իրերի մասին: Համոզվեք, որ գտնեք զվարճանքի ձևեր, որոնք կհամապատասխանեն ձեր թեմային, և հյուրերը կգտնեն և՛ գրավիչ, և՛ տեղին:

11. Զարդարեք Ձեր հանդիպման վայրը

Ձեր գալա ընթրիքին պատրաստվելու համար վերջին քայլերից մեկը սրահի ձևավորումն է: Ընտրեք համարձակ լրացուցիչ գույներ և զարդարեք ձեր ընտրած թեմային համապատասխանելու համար: Օգտագործեք եզակի կենտրոնական նմուշներ, արվեստի գործեր և հենարաններ՝ ձեր հյուրերի համար տեսողականորեն ցնցող միջավայր ստեղծելու և ձեր միջոցառմանը տոնական մթնոլորտ հաղորդելու համար:

Ելնելով յուրահատուկ մթնոլորտ ներկայացնելու կարևորությունից՝ կարող է անհրաժեշտ լինել զարդարման հարցում օգնություն տրամադրել: Կան մի շարք ընկերություններ, որոնք օգնում են միջոցառումների կազմակերպիչներին զարդարել բոլոր ձևերի և չափերի վայրերը ըստ թեմայի և գունային սխեմայի: Շատերն ունեն ձևանմուշներ և նյութեր, որոնք հասանելի են իրադարձությունների ընդհանուր թեմաների լայն շրջանակի համար:

12. Փնտրեք կամավորներ

Երբ ամեն ինչ պլանավորվի, դուք պետք է գտնեք մարդկանց, ովքեր կօգնեն կազմակերպել և պահպանել միջոցառումը: Օգտագործելով ձեր ցանցն ու ռեսուրսները կազմակերպության ներսում և դրսում, կամավորներ գտեք, ովքեր կօգնեն ողջունել հյուրերին, նստեցնել մարդկանց, ուտելիք մատուցել և համոզվել, որ երեկոն հարթ է ընթանում:

Հաջողություն!

Հաջողակ գալա ընթրիքը ձեր կազմակերպության համար աջակցություն ստանալու լավագույն միջոցներից մեկն է, բայց այն նաև պահանջում է մեծ պլանավորում և նախապատրաստում: Ապահովել, որ ամեն ինչ կարգին է մինչև մեկ հյուրի ժամանումը, կօգնի երեկոն սահուն ընթացք ունենալ և ներկայացնել ձեր կազմակերպությունը պրոֆեսիոնալ լույսի ներքո: Դրամահավաքները կարևոր նշանակություն ունեն ցանկացած բիզնեսի կամ ոչ առևտրային կազմակերպության աճի համար, և յուրաքանչյուր քայլի արդյունավետ կառավարումը հիշարժան երեկոյի գրավականն է:

Այս բովանդակությունը ճշգրիտ է և ճշմարիտ՝ ըստ հեղինակի գիտելիքների և նախատեսված չէ փոխարինելու որակավորված մասնագետի պաշտոնական և անհատական խորհրդատվությունը: